Şirketin henüz bir dava yaşamaması, bütün işlemlerinin hukuken sorunsuz olduğunu göstermez. Yetkisi belirsiz bir imza, takip edilmeyen sözleşme süresi veya kayda geçirilmemiş bir yönetim kararı, etkisini aylar sonra gösterebilir. Düzenli hukuki kontrol, şirketin her faaliyetini yavaşlatan bir onay mekanizması kurmak değildir. Amaç, işletmenin hangi işlemleri güvenle yapabildiğini, nerede ek değerlendirme gerektiğini ve hangi riskin önce ele alınacağını belirlemektir. Şirket danışmanlığının değeri, yalnızca uyuşmazlık çıktığında savunma hazırlamakla sınırlı değildir; uyuşmazlık ihtimalini ve doğabilecek kaybı azaltacak çalışma düzeninin kurulmasını da kapsar.
Kontrol şirketin yapısını anlamakla başlar
Anonim şirket ile limited şirketin organları, karar usulleri ve temsil düzeni aynı değildir. İlk incelemede güncel şirket sözleşmesi, ticaret sicili kayıtları, ortaklık yapısı, yöneticiler ve kullanılan yetki belgeleri bir araya getirilmelidir. Şirketin kuruluş sırasında hazırladığı dosya, yıllar sonraki gerçek durumu göstermeyebilir. Ortak değişmiş, müdür atanmış veya temsil şekli yenilenmişse sözleşme imzalayan birimlerin de bu bilgiden haberdar olması gerekir. Eski bir belgeye dayanılarak işlem yapılması, karşı tarafla yetki tartışmasına yol açabilir.
Türk Ticaret Kanunu, anonim şirkette yönetim ve temsil konularını farklı hükümlerle düzenler. Yönetim devri bakımından m.367, temsil bakımından m.370 ve 371 önem taşır. Limited şirkette m.623 ve devamındaki yapı ayrıca incelenir. İç görev dağılımı, dışarıya karşı temsil yetkisiyle aynı şey değildir. Şirket içindeki satın alma limitinin aşılması ile şirketin üçüncü kişiye karşı sözleşmeyle bağlı olup olmaması ayrı sorulardır. Kontrol raporu, bu ayrımı çalışanların anlayacağı örneklerle açıklamalıdır.
Yönetim kararları düzenli ve izlenebilir olmalıdır
Önemli bir kararın fiilen uygulanmış olması, kararın usulüne uygun alındığını tek başına kanıtlamaz. Toplantıya kimler katılmıştır, gerekli çoğunluk oluşmuş mudur, karar metni doğru kaydedilmiş midir? Anonim şirket yönetim kurulu kararları bakımından TTK m.390; genel kurul işlemlerinde ise ilgili çağrı, katılım ve nisap hükümleri değerlendirilir. Limited şirketlerde aynı sayıların otomatik kullanılması doğru değildir. Şirket türüne ve kararın konusuna göre ayrı kontrol yapılmalıdır.
TTK m.375 ve m.625, ilgili şirket organlarının devredilemez görevlerini içerir. Muhasebe düzeni, mali planlama ihtiyacı, gözetim ve genel kurul hazırlığı gibi alanlarda “bu işi başka birine verdik” açıklaması tek başına yeterli olmayabilir. Hukuki kontrol, her yöneticinin bütün evrakı bizzat hazırlamasını gerektirmez. Görevin kimde olduğunu, raporlamanın nasıl yapıldığını ve gerekli kararın yetkili organ tarafından alındığını gösteren bir sistem gerektirir. Mali durumla ilgili uyarıların yönetime ulaşacağı yol da açık olmalıdır.
Sözleşme arşivi bir tarih takvimine dönüşmelidir
Şirketlerde sık görülen sorunlardan biri, sözleşmelerin yalnızca imzalanırken incelenmesidir. Oysa otomatik yenileme, fesih bildirimi, fiyat değişikliği, teminatın süresi ve teslim tarihi sözleşmenin yaşamı boyunca önem taşır. Belgelerin tek yerde saklanması başlangıçtır; hangi tarihte kimin işlem yapacağını belirleyen kayıt sistemi ise asıl işlevsel adımdır. Sözleşme eki sonradan değişmişse eski metnin yanlışlıkla kullanılmasını engelleyen sürüm düzeni kurulmalıdır.
Türk Borçlar Kanunu m.20–25 kapsamındaki genel işlem koşulları da gözden geçirilmelidir. Her standart metin geçersiz değildir; buna karşılık karşı tarafa sunulmuş olması da içindeki bütün kayıtları tartışmasız geçerli yapmaz. Tek taraflı değişiklik yetkisi ve karşı tarafın durumunu ağırlaştıran hükümler özel değerlendirme gerektirir. TBK m.115 kapsamındaki sorumsuzluk sınırları da önemlidir. İnceleme sonucunda yalnızca riskli cümle işaretlenmemeli, iş ilişkisinin ihtiyacını karşılayan uygulanabilir alternatif hazırlanmalıdır.
Tahsilat sorunu vade geçmeden ele alınmalıdır
Alacak yönetimi yalnızca ödeme yapılmayınca avukata dosya gönderilmesi değildir. Sipariş, teslim, kabul, fatura ve ödeme kayıtlarının birbiriyle eşleşmesi gerekir. TTK m.21’de faturaya ilişkin sekiz günlük itiraz düzeni vardır; ancak fatura, her durumda temel sözleşmenin ve teslimin yerine geçen tek belge değildir. Alacağın hangi işten doğduğu, işin yerine getirilip getirilmediği ve karşı tarafın itirazı birlikte incelenir. Birbiriyle bağlantısız belgeler, gerçekte haklı olunan bir talebin ispatını zorlaştırabilir.
İhtarların hangi yöntemle gönderileceği de önceden belirlenmelidir. Tacirler arasındaki belirli ihbar ve ihtarlar için TTK m.18/3 dikkate alınır. Her günlük e-posta aynı hukuki işlevi görmez. Temerrüt, fesih veya sözleşmeden dönme sonucunu doğurması hedeflenen bildirim, içeriği ve gönderim yöntemi bakımından ayrıca değerlendirilmelidir. Bildirim tarihinin ve ulaştığı kişinin kayıt altına alınması, daha sonra çıkabilecek tartışmaları daraltır. Tahsilat listesinde sadece tutar değil, belge ve süre durumu da görünmelidir.
Öncelikler gerçek riskle orantılı kurulmalıdır
Küçük bir tedarik sözleşmesi ile işletmenin tek üretim hattını ilgilendiren sözleşme aynı öncelikte değildir. Olası zarar, gerçekleşme ihtimali, işin kesintiye uğrama etkisi ve düzeltme için kalan süre birlikte değerlendirilmelidir. Tek bir imzayla yüksek kişisel kefalet verilmesi, düşük tutarlı bir biçim hatasından daha acil olabilir. Bununla birlikte düşük tutarlı fakat binlerce işlemde tekrarlanan bir sorun toplamda önemli risk yaratabilir. İnceleme, şirketin ölçeğine ve iş modeline göre düzenlenmelidir.
Her şirkete uygun sabit bir kontrol sıklığı yoktur. Hızlı büyüme, yeni ortaklık, büyük yatırım veya yönetici değişikliği ek inceleme ihtiyacı doğurabilir. Uygun çalışma çıktısı; sorun, dayanak, olası etki, sorumlu kişi ve hedef tarih içeren kısa bir aksiyon listesidir. Tamamlanan düzeltmeler de kaydedilmelidir. Böylece hukuki danışmanlık, belirsiz bir “her şey kontrol ediliyor” ifadesinden ölçülebilir bir iş sürecine dönüşür. Düzenli kontrol bütün davaları önleme garantisi vermez; şirketin kararlarını daha bilinçli ve belgeli almasına yardımcı olur.