Bir şirketin sözleşme riski, yalnızca metindeki ağır bir cezai şarttan ibaret değildir. Teslimin nasıl kabul edileceğinin belirsizliği, fiyatın tek taraflı değiştirilebilmesi veya fesih bildiriminin unutulması da ciddi kayıplar doğurabilir. Sözleşme risk haritası, şirketin imzaladığı belgeleri tek tek listelemekten daha fazlasıdır. Her yükümlülüğün işletme üzerindeki etkisini, gerçekleşme ihtimalini ve sorumlusunu görünür hâle getirir. Amaç bütün riskleri sıfırlamak değil; hangi riskin kabul edildiğini, hangisinin müzakere edileceğini ve hangisi için önlem alınacağını bilinçli biçimde belirlemektir.
Önce gerçek sözleşme envanteri çıkarılmalıdır
İlk adım satış, tedarik, hizmet, kira, finansman ve benzeri ilişkilerde kullanılan bütün belgeleri toplamaktır. Ana sözleşme tek başına yeterli olmayabilir. Teklif, sipariş formu, teknik şartname, fiyat listesi, ek protokol ve elektronik yazışmalar ilişkiyi tamamlıyor olabilir. Metinler arasında çelişki varsa hangi belgenin öncelikli olduğuna bakılmalıdır. İmzalı nüsha ile birimlerin kullandığı kopya farklıysa analiz yanlış metin üzerinden yürütülebilir. Envanterde taraflar, süre, bedel, yenileme ve fesih tarihleri açıkça bulunmalıdır.
Her ilişkiyi yalnızca dosya adıyla sınıflandırmak yanıltıcıdır. “Hizmet sözleşmesi” başlıklı bir metin, içeriğine göre farklı yükümlülükler barındırabilir. Türk Borçlar Kanunu m.19 uyarınca yorumda tarafların gerçek ve ortak iradesi önem taşır. Bu nedenle kontrol, başlıktan çok hangi edimin vaat edildiğine odaklanmalıdır. İş bir defalık sonuç teslimi mi, sürekli faaliyet mi, ürün satışı mı içeriyor? Hukuki nitelik, uygulanacak hükümleri ve aykırılık hâlindeki seçenekleri etkileyebilir.
İmza ve temsil riski ayrı başlık olmalıdır
Karşı tarafın kim olduğu, sözleşmeyi hangi sıfatla imzaladığı ve yetkinin güncel durumu doğrulanmalıdır. Ticari unvan benzerliği, grup şirketlerinin birbirinin yerine kullanılabileceği anlamına gelmez. Şirket adına imza atan kişi ile kişisel kefalet veren kişi aynı olsa bile iki sıfat birbirinden ayrılmalıdır. Ticaret sicili kayıtları ve temsil belgeleri, işlemin türüyle birlikte değerlendirilir. Belgenin üzerinde kaşe bulunması, bütün yetki sorunlarını kendiliğinden çözmez.
Anonim şirketlerde TTK m.370 ve 371, temsil düzeninin temel hükümlerindendir. Şirket içi onay limitleriyle üçüncü kişilere karşı ileri sürülebilecek temsil sınırlamaları aynı değildir. Bu nedenle “satın alma müdürü bu tutarı aşamaz” şeklindeki iç talimatın etkisi ayrıca incelenmelidir. Risk haritası, hem şirketin dışarıya karşı bağlılık ihtimalini hem de iç görev ihlalini ayrı göstermelidir. Tek bir kırmızı işaret yerine, sorunun hangi aşamada giderilebileceği açıklanmalıdır.
Para, teslim ve kabul birlikte okunmalıdır
Bedelin açık olması, ekonomik riskin bütünüyle görüldüğü anlamına gelmez. Vergiler, kur değişimi, fiyat güncellemesi, ek iş bedeli, avans ve teminat maliyeti ayrı ayrı incelenmelidir. Ödemenin hangi olaya bağlandığı özellikle önemlidir. “İş tamamlanınca ödeme” ifadesinde tamamlanmanın ölçütü belirtilmemişse anlaşmazlık çıkabilir. Teslim tutanağı, test, onay süresi ve eksiklerin giderilmesi prosedürü birbirini tamamlamalıdır. Taraflardan birinin sessizliğine ağır sonuç bağlayan kayıtlar dikkatle değerlendirilmelidir.
TTK m.21’deki fatura itirazı ve m.23’teki ticari satış ayıp bildirim düzeni, ilgili işlem bakımından takvime işlenmelidir. Ticari satışta açık ayıp için iki günlük; açıkça belli olmayan ayıplarda kanundaki inceleme ve bildirim bakımından sekiz günlük düzen önem taşır. Gizli ayıplar ayrıca değerlendirilir. Bu süreleri bütün hizmet ve eser ilişkilerine aynen uygulamak doğru değildir. Risk haritasında önce sözleşme türü belirlenmeli, sonra o ilişkiye uygun kontrol ve bildirim adımları kurulmalıdır.
Cezai şart ve sorumsuzluk kayıtları nasıl değerlendirilir?
Bir cezai şartın tutarından önce hangi ihlalde doğduğu incelenmelidir. Gecikme, eksik ifa ve erken fesih aynı olay değildir. TBK m.179–182, ceza koşulunun asıl edimle ilişkisini ve sınırlarını düzenler. Gecikme cezasının, teslimin çekincesiz kabul edilmesiyle etkilenebileceği dikkate alınmalıdır. Borçlunun tacir olması durumunda TTK m.22 de önem taşır. “Mahkeme zaten indirir” varsayımıyla yüksek bir tutarın kabul edilmesi güvenli bir risk politikası değildir.
Sorumsuzluk kayıtları için TBK m.115 değerlendirilmelidir. Borçlunun ağır kusurundan sorumlu olmayacağına ilişkin önceden yapılan anlaşma geçersizdir. Bunun yanında genel işlem koşulları bakımından TBK m.20–25’teki denetim uygulanabilir. Matbu bir metindeki bütün kayıtların geçerli veya bütünüyle geçersiz olduğu baştan söylenemez. Risk raporu, hükmün uygulanabilirliğine ilişkin belirsizliği de göstermelidir. Şirketin yalnızca kâğıt üzerinde güçlü görünen, fakat uyuşmazlıkta işlemesi tartışmalı bir maddeye güvenmesi ayrıca risk yaratır.
Fesih ve işin devamlılığı unutulmamalıdır
Sözleşmenin nasıl sona ereceği, başlangıç koşulları kadar önemlidir. Bildirim süresi, haklı nedenler, aykırılığı giderme imkânı, stokların durumu ve devam eden siparişler açık olmalıdır. Tek tedarikçiye bağlı bir işletmede, sözleşmenin aniden sona ermesi yalnızca tazminat meselesi değildir; üretimi de durdurabilir. Bu nedenle alternatif tedarik hazırlığı gibi operasyonel önlemler hukuki analizle birlikte değerlendirilmelidir. Sözleşmedeki hak, fiilen kullanılamıyorsa koruma eksik kalabilir.
Riskleri sıralamak için olasılık, parasal etki, faaliyet kesintisi ve müdahale süresi kullanılabilir. Ancak puanlama matematiksel kesinlik taşımaz; yönetim kararını destekleyen bir araçtır. Her önemli riskin karşısına sorumlu kişi, alınacak önlem ve tamamlanma tarihi yazılmalıdır. Yeni protokol, ortak değişikliği veya fiyat modelinin yenilenmesi hâlinde harita güncellenmelidir. İyi bir sözleşme risk haritası, uzun bir hukuk raporundan çok şirketin günlük kararlarında kullanabileceği açık ve güncel bir çalışma belgesidir.
Uygulanabilir bir kayıt örneği
Örneğin önemli bir tedarik sözleşmesi için “otomatik yenileme” riski kaydedildiğinde, sadece sözleşmenin bitiş tarihi yazılmamalıdır. Bildirimin karşı tarafa ulaşması gereken son gün, kullanılacak yöntem, karar verecek yönetici ve bildirimi hazırlayacak kişi de belirlenmelidir. Takvim hatırlatıcısı, bu hukuki değerlendirme yapıldıktan sonra kurulmalıdır. Benzer biçimde teminat mektubunun süresi, asıl borcun tahmini bitişiyle karşılaştırılmalıdır. Teminatın erken sona ermesi ihtimali varsa uzatma talebinin ne zaman yapılacağı planlanmalıdır. Böyle bir kayıt, risk analizini günlük iş akışında gerçekten kullanılabilir hâle getirir.