Şirket ortaklarının bir konuda anlaşmış olması, kararın her zaman hukuken geçerli biçimde alındığı anlamına gelmez. Yetkisiz organın karar vermesi, çağrının eksik yapılması veya yanlış çoğunluğun kullanılması uygulamada ciddi uyuşmazlıklara yol açabilir. Genel kurul ve yönetim kurulu kararlarında usul kontrolü, yalnızca tutanağın sonuna imza atılmasından ibaret değildir. Kararın hazırlığından uygulanmasına kadar uzanan bir süreçtir. İlk soru hangi şirket türünde, hangi organın, hangi konuda karar alacağıdır. Anonim ve limited şirket kurallarını birbirine karıştırmamak, birçok hatayı daha başlangıçta önler.
Karar doğru organ tarafından alınmalıdır
Anonim şirkette genel kurul ile yönetim kurulunun görevleri ayrıdır. Yönetim kurulunun devredilemez görevleri bakımından Türk Ticaret Kanunu m.375 dikkate alınır. Limited şirkette genel kurulun devredilemez yetkileri m.616’da, müdürlerin devredilemez görevleri m.625’te düzenlenir. Bir işlemin önemli olması, mutlaka genel kurulun tek başına karar verebileceği anlamına gelmez. Aynı şekilde yöneticiler de kanunun genel kurula bıraktığı bir konuda yalnızca kendi kararlarıyla sonuç yaratamaz.
Hazırlık aşamasında karar konusu açık bir cümleyle tanımlanmalıdır. “Şirket işleri hakkında görüşme” gibi belirsiz ifadeler, yapılmak istenen işlemi anlatmayabilir. Şirket sözleşmesindeki özel hükümler ve gerekiyorsa birden fazla organın işlem yapması gereği kontrol edilmelidir. Onay kararı ile işlemin şirket adına imzalanması da farklı aşamalardır. Genel kurulun bir sözleşmeye onay vermesi, imzalayacak kişinin temsil yetkisini ayrıca kontrol etme ihtiyacını ortadan kaldırmaz.
Anonim şirkette genel kurul çağrısı
TTK m.409 uyarınca olağan genel kurul toplantısı her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılır. Çağrı yetkisi bakımından m.410 önemlidir; görev süresi sona ermiş yönetim kurulunun çağrı yapabilmesine ilişkin düzenleme de bu maddede yer alır. Çağrının kim tarafından ve hangi yetkiye dayanılarak yapıldığı dosyada görünmelidir. Yönetim organı bulunmaması veya toplanamaması gibi özel durumlarda kanundaki mahkeme yolunun koşulları ayrıca değerlendirilir.
TTK m.414’te çağrının, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere toplantıdan en az iki hafta önce yapılması öngörülür. Kanunun gerektirdiği ilan ve bildirim yöntemleri birlikte kontrol edilmelidir. Yalnızca ortakların fiilen haberdar olduğu varsayımına dayanmak risklidir. Çağrısız toplantı ise m.416’daki şartlarla mümkündür: bütün payların sahipleri veya temsilcileri hazır bulunmalı ve itiraz olmamalıdır. Bu katılım koşulu toplantı boyunca korunmalıdır. Çağrısız toplantı, eksik katılımı sonradan tutanakla tamamlamanın yolu değildir.
Toplantı ve karar çoğunluğu aynı değildir
Anonim şirket genel kurulunda TTK m.418, kanunda veya esas sözleşmede daha ağır nisap öngörülmemişse uygulanacak genel çerçeveyi belirler. İlk toplantıda sermayenin en az dörtte birini karşılayan payların varlığı aranır; bu nisap toplantı boyunca korunmalıdır. İkinci toplantıya ilişkin genel düzen farklıdır. Karar ise toplantıda hazır bulunan oyların çoğunluğuyla alınır. Bununla birlikte esas sözleşme değişikliklerinde m.421 ve başka özel konularda ilgili özel hükümler incelenmeden bu genel rakamlar kullanılmamalıdır.
Örneğin esas sözleşme değişikliği ile şirket merkezinin yurt dışına taşınması aynı çoğunluk kuralına tabi değildir. Bazı kararlar için sermayenin belirli oranı, bazıları için oybirliği aranabilir. Ayrıca oy kullanma yasağı bulunan durumlar ve imtiyazlar da sonucu etkileyebilir. Hazır bulunanlar listesi yalnızca isimlerden oluşmamalı; temsil edilen paylar ve oy durumu doğru gösterilmelidir. Karar metninde kabul, ret ve çekimser oyların kaydı, sonradan yapılacak incelemeyi kolaylaştırır.
Yönetim kurulunda imza toplamak her zaman yeterli olmaz
TTK m.390’a göre esas sözleşmede ağırlaştırıcı hüküm yoksa anonim şirket yönetim kurulu üye tam sayısının çoğunluğuyla toplanır ve hazır bulunan üyelerin çoğunluğuyla karar alır. Üyeler birbirlerini temsilen oy veremez ve toplantıya vekil aracılığıyla katılamaz. Kararların geçerliliği yazılıp imza edilmesine bağlıdır. Toplantı tutanağı, karara kimin katıldığını ve hangi sonuca varıldığını anlaşılır biçimde göstermelidir. Sonradan imza tamamlanmasının her eksikliği gidereceği varsayılmamalıdır.
Kanun, hiçbir üye toplantı yapılmasını istemezse yazılı öneriye üye tam sayısının en az çoğunluğunun yazılı onayıyla karar alınmasına da imkân tanır. Ancak aynı önerinin bütün üyelere yapılması şarttır. Yalnızca kararı destekleyeceği düşünülen üyelere belge gönderilmesi bu usulün yerine geçmez. Onayların aynı kâğıtta bulunması zorunlu olmasa da kanundaki birleştirme ve karar defterine geçirme koşulları izlenmelidir. Kullanılan yöntemin koşulları tutarlı biçimde belgelenmelidir.
Limited şirkette ayrı kurallar uygulanır
Limited şirket genel kurulu çağrısında TTK m.617 uyarınca en az on beş günlük süre esas alınır; şirket sözleşmesiyle bu süre uzatılabilir veya on güne kadar kısaltılabilir. Bu nedenle anonim şirketin iki haftalık kuralı limited şirkete aynen taşınmamalıdır. Aynı madde, belirli koşullarla yazılı karar yöntemini de düzenler. Önerinin bütün ortaklara sunulması ve hiçbir ortağın sözlü görüşme istememesi gibi koşullar önemlidir. Tek ortaklı limited şirkette kararların yazılı olması gereği de ayrıca gözetilir.
TTK m.620’de genel karar çoğunluğu, m.621’de önemli kararlar için özel nisaplar yer alır. Önemli kararlar bakımından temsil edilen oyların en az üçte ikisiyle birlikte oy hakkı bulunan esas sermayenin tamamının salt çoğunluğu aranır. Kanunda özel olarak farklı koşula bağlanan konular ayrıca kontrol edilmelidir. Şirket sözleşmesindeki hükümler de değerlendirilir. Ortak sayısının çoğunluğu ile sermaye veya oy çoğunluğu aynı hesap değildir. Özellikle pay oranları eşit olmayan şirketlerde bu ayrım belirleyicidir.
Hata fark edilirse ne yapılmalıdır?
Her usul hatası aynı sonucu doğurmaz. İptal edilebilirlik, butlan ve kararın oluşmaması farklı sorunlardır. Anonim şirket genel kurul kararlarının iptalinde TTK m.445 uyarınca karar tarihinden itibaren üç aylık süre önem taşır; dava açabilecek kişiler ve koşullar m.446’da düzenlenir. Limited şirketler için m.622’deki atıf incelenmelidir. İptal süresinin geçmesiyle bütün geçersizlik tartışmalarının kendiliğinden bittiği varsayılmamalıdır. Butlan sebepleri ayrı değerlendirilir.
Bir hata görüldüğünde tutanağı gerçeğe aykırı biçimde değiştirmek çözüm değildir. Toplantı kayıtları, çağrı belgeleri ve itirazlar korunmalı; gerekiyorsa usulüne uygun yeni kararın hangi etkileri doğuracağı incelenmelidir. Yeni kararın geçmişteki bütün işlemleri otomatik düzelteceği de söylenemez. En etkili önlem, toplantıdan önce organ, gündem, çağrı, temsil, nisap ve kayıt kontrolünü tamamlamaktır. Böylece alınan kararın ticari amacı kadar hukuki dayanağı da açık hâle gelir.