Ticari sözleşmede yalnızca fiyatın uygun olması yeterli değildir. Kimin neyi, hangi sürede ve hangi nitelikte yerine getireceği; ödeme yapılmazsa veya teslim gecikirse ne olacağı da açık olmalıdır. Özellikle teklif, sipariş formu, teknik şartname ve ana sözleşme farklı belgelerde bulunuyorsa bunların birbirini tamamlayıp tamamlamadığı incelenmelidir. İmza aşamasında fark edilmeyen bir çelişki, daha sonra tahsilat veya teslim uyuşmazlığına dönüşebilir. Bu yazı, işletmeler arasındaki sözleşmeler için temel kontrol başlıklarını açıklar; tüketici, kira veya başka özel ilişkilere ait emredici kurallar ayrıca değerlendirilmelidir.
Önce doğru taraf ve temsil yetkisi
Sözleşmede ticaret unvanı, adres ve şirketi ayırt eden bilgiler doğru yazılmalıdır. Bir markanın adı ile sözleşmenin tarafı olan şirketin unvanı aynı olmayabilir. Grup şirketleri de ayrı tüzel kişiliklerdir; bir şirketin borcundan diğerinin kendiliğinden sorumlu olacağı varsayılmamalıdır. Teklif gönderen, fatura düzenleyen ve sözleşmeyi imzalayan şirketler farklıysa bu ilişkinin nedeni açıklığa kavuşturulmalıdır. Ödemenin hangi tarafa yapılacağı da aynı açıklıkla belirlenmelidir.
İmzalayan kişinin şirketi temsil yetkisi ayrıca kontrol edilmelidir. Ortak olmak, her işlem için tek başına imza yetkisine sahip olmak anlamına gelmez. Güncel ticaret sicili kayıtları, birlikte imza şartı ve varsa vekâletnamenin kapsamı incelenebilir. Türk Borçlar Kanunu m.40 ve devamı temsilin sonuçlarını düzenler; şirket organlarının yetkileri için ticaret hukuku hükümleri de uygulanır. Yetkisiz temsil ihtimali bulunan bir işlemde sadece kaşe bulunmasıyla yetinmek, sözleşmenin kime karşı ileri sürülebileceği konusunda risk yaratır.
İşin kapsamı nasıl tanımlanmalı?
“Danışmanlık verilecektir” veya “ürün teslim edilecektir” gibi ifadeler çoğu zaman yetersizdir. Ürünün modeli, miktarı, standardı; hizmetin çıktıları, raporlama biçimi ve kapsam dışındaki işler belirtilmelidir. Teknik ekler varsa tarih ve sürüm numarasıyla sözleşmeye bağlanmalıdır. Sonradan değiştirilen bir fiyat listesinin önceki sözleşmeyi otomatik değiştirdiği varsayılmamalıdır. Değişikliklerin kim tarafından ve hangi usulle onaylanacağı önceden belirlenirse ek iş bedeli tartışmaları daha yönetilebilir hâle gelir.
Örneğin bir yazılım hizmetinde yalnızca teslim tarihi yazılması yeterli olmayabilir. Kullanıcı sayısı, veri aktarımı, kabul testleri, bakım süresi ve üçüncü taraf lisanslarının bedeli ayrı konulardır. Bir üretim işinde de numune onayı ile seri üretimin kabulü farklı aşamalar olabilir. Sözleşme, işletmenin gerçekte nasıl çalışacağını yansıtmalıdır. Tarafların uygulayamayacağı kadar karmaşık bir onay zinciri veya kimsenin takip etmediği bildirim şartı, kâğıt üzerinde ayrıntılı görünse de pratikte koruma sağlamayabilir.
Bedel, vergi ve ödeme koşulları
Bedelin hangi işler için geçerli olduğu, vergilerin dâhil olup olmadığı, avans ve ara ödeme koşulları açık yazılmalıdır. Ödemenin yalnızca fatura düzenlenmesine mi yoksa teslim ve kabulün tamamlanmasına mı bağlı olduğu önemlidir. “İş bitince ödenir” ifadesi, işin ne zaman bitmiş sayılacağı belirlenmemişse uyuşmazlık yaratabilir. Banka hesabı değişiklikleri için doğrulama yöntemi öngörülmesi, sahte ödeme talimatı riskini azaltmaya yardımcı olur. E-posta ile gelen her hesap değişikliği talimatı otomatik uygulanmamalıdır.
Vade ile temerrüt farklı kavramlardır. TBK m.117, ödeme zamanı gelmiş borçlarda kural olarak ihtarı; belirli vade gibi durumlarda ise ihtar aranmayan hâlleri düzenler. Sözleşmede gecikme faizi kararlaştırılacaksa işlemin ticari niteliği ve ilgili mevzuat sınırları değerlendirilmelidir. Kanuni faiz oranları zaman içinde değişebildiği için eski sözleşmedeki sabit açıklamalar güncel kabul edilmemelidir. Faiz başlangıcı, hesap dönemi ve yapılan kısmi ödemelerin nasıl değerlendirileceği anlaşılır olmalıdır.
Teslim, inceleme ve kabul birbirinden ayrılmalı
Malın depoya ulaşması, teknik olarak uygun bulunduğu veya bütün haklardan vazgeçildiği anlamına her durumda gelmez. Teslim tutanağında miktar kontrolü ile kalite kabulünün kapsamı ayrılabilir. Tacirler arasındaki satışlarda TTK m.23, teslimde açıkça belli ayıp için iki günlük; incelemeyle anlaşılabilecek ayıp bakımından sekiz günlük inceleme ve ihbar düzenlemesi içerir. Diğer ayıplar için TBK m.223/2 devreye girer. Bu süreler tüketici işlemlerine doğrudan taşınmamalıdır.
Şirket içinde malı teslim alan kişi ile hukuki bildirim yapan kişi farklı olabilir. Bu nedenle ayıp veya eksiklik görüldüğünde kime, ne kadar sürede haber verileceği işletme içinde de belirlenmelidir. Fotoğraf, seri numarası, teslim belgesi ve teknik rapor birlikte saklanabilir. Malın kullanılması, onarılması veya üçüncü kişiye gönderilmesi delil durumunu etkileyebileceğinden ilk inceleme kayıtları önemlidir. Satıcıyla telefon görüşmesi yapılması, gerekli bildirimin yapıldığını ispat bakımından tek başına yeterli olmayabilir.
Standart hükümler ve sorumluluk sınırları
TBK m.20–25, önceden tek taraflı hazırlanan ve benzer sözleşmelerde kullanılan genel işlem koşullarını düzenler. Metne “bütün maddeler müzakere edilmiştir” yazılması, tek başına bu niteliği ortadan kaldırmaz. Karşı tarafın aleyhine hükümler hakkında bilgilendirilmesi ve içeriği öğrenme imkânı önemlidir. Belirsiz ifadelerin yorumlanması ve tek taraflı değişiklik yetkisi de kanuni denetime tabidir. Sözleşmenin imzalanmış olması, her standart hükmün bütün sonuçlarıyla geçerli olduğu anlamına gelmez.
Sorumluluk sınırı koyulurken TBK m.115 göz önünde bulundurulmalıdır. Ağır kusurdan sorumsuzluğa ilişkin önceden yapılan anlaşma kesin hükümsüzdür; kanunda başka özel sınırlamalar da bulunur. Cezai şartta ise hangi ihlalin cezayı doğurduğu, asıl ifayla birlikte istenip istenemeyeceği ve çekince gerekip gerekmediği değerlendirilmelidir. Tacir borçlunun cezanın indirilmesini istemesi bakımından TTK m.22’de özel düzenleme vardır. Bu yüzden çok yüksek bir tutarı, mahkemenin zaten indireceği düşüncesiyle kabul etmek güvenli değildir.
İmza öncesi son kontrol
Sözleşmenin son sürümü, ekleri ve imza yetkisi belgeleri birlikte saklanmalıdır. Boş bırakılmış alanlar, birbiriyle çelişen tarihler ve farklı para birimleri kontrol edilmelidir. Fesih, dönme ve temerrüt bildirimlerinde tacirler arasındaki TTK m.18/3 düzenlemesi ayrıca gözetilmelidir. Günlük operasyon yazışmasıyla hukuki sonuç doğuran ihtar aynı işlem değildir. İyi hazırlanmış bir sözleşme uyuşmazlığı tamamen ortadan kaldırmaz; ancak tarafların yükümlülüklerini ve sorun çıktığında izlenecek yolu görünür hâle getirir.